Descripción

La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de la Gestión, administración financiera y tributaria, dirige, supervisa y controla la ejecución de actividades especializadas de los Sistemas Administrativos de Personal, Logística, Contabilidad, Tesorería y Administración Tributaria que sirven de soporte técnico y apoyo para una correcta gestión y administración municipal, dentro de ello de la conducción de la Administración, recaudación, fiscalización de los ingresos tributarios y de los procesos de ejecución coactiva de la Municipalidad Provincial de Espinar.

La Sub Gerencia de Recursos Humanos es la unidad orgánica encargada de la conducción de las actividades de administración de personal, así como administrar el potencial humano, en sus etapas de selección, evaluación, control, remuneración, promociones, ascensos, estímulos, sanciones, capacitación, bienestar de los trabajadores de la Municipalidad y otorgamiento de servicios y beneficios sociales.

La Sub Gerencia de Recursos Humanos está a cargo de un funcionario con calidad de profesional con categoría de Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administración y Finanzas, sus funciones son:

a) Formular y proponer a la Gerencia de Administración y Finanzas, el proyecto del Presupuesto Analítico de Personal (PAP).

b) Administrar los procesos de reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal, acorde con las políticas de la Municipalidad.

c) Realizar los compromisos de gasto de las planillas de pago y las resoluciones que reconocen derechos a los trabajadores de la Municipalidad Provincial de Espinar.

d) Evaluar las propuestas de rotación, promoción y contratación, en función del perfil del cargo y competencias del trabajador, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

e) Asesorar a las diferentes dependencias en aspectos relacionados con la administración, desarrollo y control del personal.

f) Efectuar los procesos de análisis, descripción de perfiles profesionales y técnicos, evaluación de puestos, que permitan proponer alternativas de actualización en los procesos de selección, desarrollo de personal, evaluación de desempeño y administración salarial.

g) Organizar y ejecutar semestralmente evaluaciones de desempeño y medición del potencial de los trabajadores, que permita la ejecución de medidas de capacitación, estímulo y fortalecimiento institucional, para mejorar la productividad y calidad de servicios.

h) Atender oportunamente los expedientes relacionados con los derechos y beneficios que la legislación otorga a los trabajadores y pensionistas de la Municipalidad.

i) Participar en el procedimiento de las negociaciones colectivas con las comisiones paritarias.

j) Proponer a la Alta Dirección, directivas, reglamentos inherentes a la administración de personal.

k) Sancionar al personal infractor de la Municipalidad, cuando desacate el Reglamento Interno de Trabajo.

l) Evaluar, controlar y procesar la documentación referente al otorgamiento de licencias por enfermedad, maternidad, sepelio, motivos personales, subsidios por fallecimiento y otros.

m) Mantener actualizados los registros estadísticos de la Oficina.

n) Otras que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas.

La Sub Gerencia de Recursos Humanos, para el mejor cumplimiento de sus funciones está conformada por:

•          Unidad de Remuneraciones.

•          Unidad de Procesos Técnicos, Escalafón y Bienestar Social.

Unidad de Remuneraciones

Sus funciones son:

a) Administrar y ejecutar los procesos de remuneraciones y estímulos, así como los de control de asistencia de personal.

b) Elaborar las planillas de pago, así como expedir certificados y constancias de trabajo.

c) Organizar, implementar y mantener actualizados los registros y el escalafón del personal.

d) Disponer y supervisar la ejecución del registro único de Planillas en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

Unidad de Procesos Técnicos, Escalafón y Bienestar Social.

Sus funciones son:

a) Administrar los programas de bienestar social para el personal, con un enfoque de promoción social y preventiva.

b) Desarrollar programas de carácter educativo, cultural, recreativos y deportivos, que promuevan la integración, participación y compromiso de los trabajadores con la Municipalidad.

c) Proponer y desarrollar los lineamientos de seguridad y salud en el trabajo del personal de la Municipalidad.

d) Medir y evaluar los niveles de percepción de los trabajadores respecto a las actitudes y clima laboral en la Municipalidad e implementar las recomendaciones que corresponda.

e) Organizar y actualizar la información de legajos y escalafón del personal de la Municipalidad.

f) Realizar el control y evaluación del rendimiento laboral, así como controlar su permanencia efectiva en el centro laboral.

g) Ejecutar las actividades relacionadas con la elaboración de planillas de remuneraciones y liquidación de beneficios sociales del personal permanente y contratado.

h) Programar las necesidades de prácticas Pre-Profesionales en las distintas unidades orgánicas de la Municipalidad, en función a los requerimientos y la disposición presupuestaria.

i)Elaborar y Administrar el Plan Anual de Capacitación a través de la realización de programas de entrenamiento, especialización y capacitación orientados al cumplimiento de los objetivos institucionales.

La Sub Gerencia de Logística, es el Órgano de Apoyo encargado de la conducción del Sistema de abastecimiento operativo y del control de los recursos materiales, muebles e inmuebles y de servicios que requieren todas las Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Espinar.

La Sub Gerencia de Logística está a cargo de un funcionario con calidad de profesional y con categoría de Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administración y Finanzas, sus funciones son:

a) Disponer la ejecución del registro de los compromisos del gasto en materia de adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras en el Sistema Integrado de Administración Financiera - Gobiernos Locales SIAF-GL, Modulo de Compromiso.

b) Administrar y supervisar la actualización permanente del registro de proveedores, del catálogo de bienes y servicios.

c) Supervisar la elaboración y custodia de los expedientes de los procesos de Selección   y la aplicación oportuna de penalidades.

d) Coordinar y disponer la coordinación oportuna con las diferentes unidades orgánicas sus necesidades y especificaciones técnicas para la adquisición y contratación de bienes, servicios y obras, según el plan vigente.

e) Supervisar, controlar y dirigir la eficiente prestación de los servicios de agua, energía eléctrica, telefonía fija, telefonía celular, internet y los servicios auxiliares de atención a las unidades orgánicas de la Municipalidad.

f) Las demás funciones de naturaleza similar que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas.

La Sub Gerencia de Logística, para el mejor cumplimiento de sus funciones está conformada por:

•          Unidad de Abastecimiento

•          Unidad de Almacén y Servicios Auxiliares

Unidad de Abastecimientos

Sus funciones son:

a) Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento, conforme a los lineamientos y políticas de la Municipalidad, normas presupuestales, técnicas de control sobre adquisiciones y contrataciones y otras normas pertinentes.

b) Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, así como organizar, asesorar y controlar los procesos de selección de todos los órganos de la Municipalidad, conforme a la programación establecida en el Plan Anual de Adquisiciones.

c) Ejecutar y controlar las operaciones que se realice en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE

d) Disponer la formulación del   cuadro de necesidades de bienes y servicios para el Presupuesto anual.

Unidad de Almacén y Servicios Auxiliares

Sus funciones son:

    1. Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento racional y oportuno de los bienes, materiales e insumos que requieran los órganos de la Municipalidad.

La Sub Gerencia de Contabilidad es la unidad orgánica encargada de desarrollar las acciones técnicas propias del sistema de contabilidad gubernamental, en concordancia con las normas y los procedimientos establecidos.

La Sub Gerencia de Contabilidad está a cargo de un funcionario con calidad de profesional con categoría de Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administración y Finanzas, cumple las siguientes funciones:

a) Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del sistema de contabilidad gubernamental, en coordinación con la Dirección Nacional de Contabilidad.

b) Determinar los costos de los procesos de la Municipalidad aplicando sistemas apropiados.

c) Ejercer control previo, de todas las operaciones que se Ejecutan en la administración financiera.

d) Ejercer el control programado e intempestivo de las operaciones de ingreso de fondos, en todos los lugares de atención al público.

e) Efectuar las coordinaciones del caso con las Oficinas de Personal, de Logística, así como las coordinaciones con toda dependencia municipal que oferte bienes y/o servicios, para el control y pago de los tributos y/o retenciones que se efectúan por diversos conceptos, impuestos (SUNAT), aportes (AFP, ONP, ESSALUD y las demás que establezca la ley vigente) y retenciones judiciales y/o legales.

f) Participar en la formulación del presupuesto anual de la Municipalidad.

g) Coordinar el proceso automatizado de la información que sustente las operaciones diarias correspondientes a su ámbito de competencia.

h) Efectuar arqueos inopinados de las operaciones de ingreso de fondos, en las unidades orgánicas que dan atención al público e informar a su inmediato superior y al Gerente Municipal de los resultados obtenidos.

i) Disponer y supervisar el registro único de información relacionada con la administración financiera de la Municipalidad en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) como el medio oficial para el registro de devengado y contabilización de la información financiera y presupuestaria.

j) Otras que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas.

La Sub Gerencia de Contabilidad, para el mejor cumplimiento de sus funciones está conformada por:

•          Unidad de Integración Contable y Control Previo.

Unidad de Integración Contable y Control Previo.

Sus funciones son:

a) Programar, ejecutar y controlar los procesos técnicos del Sistema de Contabilidad Gubernamental según las normas vigentes.

b) Controlar y evaluar los lineamientos generales y normatividad específica inherentes al Plan Contable Institucional y los Estados Financieros.

c) Administrar los registros contables de las operaciones financieras y las rendiciones de cuentas en coordinación con la Oficina de Tesorería.

d) Efectuar las conciliaciones de los saldos de las cuentas contables y de las cuentas bancarias, manteniendo registros analíticos de cada caso.

e) Efectuar el registro contable de la ejecución presupuestal, cautelando la correcta aplicación legal y presupuestaria del egreso, ajustándose a la programación de pago establecida y a los montos presupuestados.

f) Efectuar los ajustes, reclasificaciones y conciliaciones de las cuentas en los libros contables, manteniendo registros analíticos de cada caso.

g) Mantener actualizados los libros contables principales y auxiliares.

h) Elaborar y presentar oportunamente los Estados Financieros y Presupuestarios, dentro de los plazos establecidos ante las instancias correspondientes.

i) Participar en la Comisión de toma de inventarios físicos, de activos fijos y de existencias al cierre de cada ejercicio, apoyando a la Sub Gerencia de Control Patrimonial.

j) Participar en la formulación de documentos técnicos con incidencia contable generados por las Áreas concurrentes al sistema.

La Sub Gerencia de Tesorería es la unidad orgánica encargada de la Conducción del Sistema de Tesorería Municipal, administración del flujo financiero de ingresos y gastos en concordancia con las normas y los procedimientos establecidos.

La Sub Gerencia de Tesorería está a cargo de un funcionario con calidad profesional con categoría de Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administración y Finanzas, sus funciones son:

a) Programar, ejecutar y controlar las acciones propias del Sistema de Tesorería, cumpliendo estrictamente lo establecido.

b) Analizar, evaluar las necesidades de financiamiento de las cuentas derivadas de Recursos Directamente Recaudados de los resultados de flujo de caja diario y mensual, proponiendo a la Gerencia de Administración y Finanzas, adoptar medidas de reactivación para la mejora de la recaudación en función a la cartera en cobranza.

c) Participar del Comité de Caja, informando sobre la disponibilidad financiera, para efectuar el cronograma de pagos.

d) Coordinar, programar y efectuar las acciones de amortización de intereses de los compromisos financieros de la Municipalidad.

e) Analizar y evaluar las necesidades de financiamiento de las cuentas derivadas de Recursos Directamente Recaudados de los resultados de flujo de caja diario y mensual, proponiendo a la Gerencia de Administración y Finanzas, adoptar medidas de reactivación para la mejora de la recaudación en función a la cartera en cobranza.

f) Disponer la remisión de información que sustente el movimiento diario de caja a la Sub Gerencia de Contabilidad.

g) Programar y efectuar arqueos de fondos fijos, cajas recaudadoras, especies valoradas y otros, informando a la Gerencia de Administración y Finanzas, las observaciones y recomendaciones.

h) Proponer directivas relacionadas a Tesorería, para su revisión y aprobación por la Gerencia Municipal o Alcaldía.

i) Otorgar certificaciones de haberes y de pagos.

j) Llevar las conciliaciones de las cuentas bancarias.

k) Realizar las rendiciones de transferencia financieras recibidas para la ejecución de obras por encargo de instituciones del Estado.

l) Llevar, registrar y cautelar la apertura y el manejo de las cuentas bancarias.

m) Otras que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas.

La Sub Gerencia de Tesorería, para el mejor cumplimiento de sus funciones está conformada por:

•          Unidad de Fondos y Programación Financiera

•          Unidad de Documentos y Valores.

Unidad de Fondos y Programación Financiera

Sus funciones son:

a) Formular los partes diarios de fondos e informar a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el movimiento de fondos en efectivo cheques, transferencias y otros, así como efectuar las conciliaciones bancarias.

b) Elaborar el flujo de caja proyectado diario y mensual, en coordinación con las unidades generadoras de rentas, en función a la información de los meses anteriores informando los resultados al Gerente de Administración y Finanzas.

c) Efectuar el depósito en las cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta de los ingresos que por todo concepto recaude, capte u obtenga la Municipalidad, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción.

d) Conducir y supervisar la ejecución de las fases determinado y recaudado (Ingreso), girado y pagado (gasto) en el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF.

e) Proporcionar al Comité de Caja las hojas de trabajo, parte diario de fondos posición financiera, para la correcta toma de decisiones.

f) Controlar las transferencias del Tesoro Público de acuerdo a las leyes anuales de presupuesto, por diversos conceptos específicos (FONCOMUN, CANON, Renta de Aduanas, Vaso de Leche y otros) y la correspondiente aplicación, según sus fines.

g) Llevar y controlar los libros auxiliares, caja bancos y otros de su competencia.

h) Realizar el pago de las planillas de haberes del personal, así como la liquidación de beneficios sociales, pagos de impuestos ante la SUNAT, AFPs y otros.

Unidad de Documentos y Valores.

Sus funciones son:

a)        Disponer y supervisar el control de las cartas fianzas.

La Sub Gerencia de Control Patrimonial es la unidad orgánica responsable del control patrimonial dentro del marco de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y en concordancia con las normas y los procedimientos establecidos.

La Sub Gerencia de Control Patrimonial está a cargo de un funcionario con calidad profesional con categoría de Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administración y Finanzas, sus funciones son:

  1. Coordinar con la Oficina de Asesoría Jurídica la consecución de documentos legales que acrediten la propiedad de la institución sobre sus bienes, muebles e inmuebles.
La Sub Gerencia de Control Patrimonial, para el mejor cumplimiento de sus funciones está conformada por:

•          Unidad de Propiedad y Patrimonio Mobiliario

Unidad de Propiedad y Patrimonio Mobiliario

Sus funciones son:

a) Programar y controlar trimestralmente el registro de bienes de activo fijo y bienes no depreciables de la Municipalidad, así como coordinar con la unidad competente la valorización, la reevaluación, bajas y excedentes de los inventarios (margesí de bienes).

b) Disponer el registro, verificación y control en la base de datos de inmuebles y terrenos de propiedad de la Municipalidad, así como programar, ejecutar y controlar el mantenimiento y recuperación de mobiliario.

c) Efectuar semestralmente la toma de inventarios de los bienes en custodia en el Almacén y de los inmuebles, maquinarias, vehículos, equipos y todo aquello que forma parte del patrimonio municipal.

d) Organizar y elaborar el registro e información sobre el margesí de bienes y controlar su existencia y conservación en concordancia con la normatividad respectiva.

e) Planificar, dirigir y supervisar el proceso de toma de inventario de los bienes de propiedad municipal.

f) Aprobar los Planes de Toma de Inventario de activos fijos y almacenes, supervisar su ejecución y la conciliación con la Sub Gerencia de Contabilidad y Presupuesto.

g) Efectuar acciones de revisión, sin límites de espacio o tiempo, mediante tres modalidades: el inventario ordinario, el inventario extraordinario y el inventario cautelatorio.

h) Establecer la responsabilidad de uso, custodia o súper-vigilancia; según corresponda a cada uno de los usuarios de Bienes, desde el mismo acto de entrega y/o recepción del activo fijo.

i) Establecer métodos, procesos técnicos y prácticos, elaboración de formatos, para el control del patrimonio municipal; difundir las Normas de Administración de Bienes de Activo Fijo y velar por su estricto cumplimiento.

j) Mantener actualizada la información respecto a los muebles, propiedades inmuebles y terrenos municipales, situación legal de los predios, etc.

k) Planificar y organizar las subastas de bienes municipales.